如何做好活动准备

步骤1.提前数月策划

1. 

   1.明确定义活动的目的。

   怀着明确的目的能帮助你把活动导向正确的方向。你是否规划此活动来教育社区？说服潜在捐赠者提供资金？为某个特别人物或群体庆祝？尽量缩小范围。无论你做什么（教育、劝说、庆祝等），你为什么要办这个活动呢？

   • 想一想宗旨声明与成功框架。当你明确知道自己要做什么，事情将会变得更容易！

2. 

   2.设定目标。

   你真正想要达到的目标是什么？不是你想要多少人前来，也不是该活动是否真的热门，而是你想要此活动产生什么结果？5人成为组织新的一员？筹到1000块钱？改变人们的想法？使人们感到兴奋？

   • 思考你想要从活动中达成的三件事，专注使它们成真。也许你可分为财务目标、社会目标及个人目标。这完全由你决定！

3. 

   3.聚集志愿者。

   拥有不同技能的好队员是必要的。无论是制定计划和预算，还是制作邀请函和海报、迎宾及事后费力的清洁工作，他们可以在所有事情上助你一臂之力。换言之，他们可以帮你把事情做好。如果可以，请寻找你信任的志愿者！

   • 确保团队成员与主管跟上你的计划进度。合作使工作更容易进行。当你寻求他们的帮助时，尽量一开始就给予他们完整的信息，包括对他们的期望与所要求的参与度。
   • 如果你所在的处境难以寻找志愿者，你可雇佣一群人。这完全取决于你主办的活动类型。活动场地也许可以提供人手，或者你也可以透过第三方人力中介机构寻找帮手。

4. 

   4.准备预算。

   预算里应包括所有可能的开支、收益、赞助和临时花费。如果你没有预算，最后可能会抱着厚厚一叠发票，钱包空空如也，而你还不清楚到底发生了什么事。从一开始就务实一点，活动当天才不会措手不及。

   • 寻找维持低成本的方法。你是否可以让志愿者免费干活？考虑较便宜的场地（比如他人的屋子）？记住：顺利进行的简单小聚会远比失败的光鲜派对更让人印象深刻。

5. 

   5.决定时间与地点。

   这是活动中最重要的事。怎么样的时间与地点会让人们有“是的，我将出席那个活动！”的感觉？你必须定个所有人都有空的时间，以及位置方便的地点。当然也必须是你负担得起的地点！

   • 检查你所在社区的日程表，并把活动受众纳入考量。如果你的目标是全职妈妈，那么白天在社区附近举行活动就是最佳抉择（也许你可提供照看小孩的服务？）。如果你的活动对象是学生，可选择周日晚上在市区进行。如果可以，请选择他们本来就会去的地方。
   • 当然某些场地需要预订。尽快联络你打算使用的场地。他们可能比你还要忙！

6. 

   6.考虑物流。

   各个方面的物流。怎样安排停车？残障通道呢？你可以对空间大小做什么？你将需要什么器具？你将需要哪些额外物品（比如演讲者的饮用水、奖章、手册，这些都将是一笔额外开销）？你真正需要多少人才能使活动顺利进行？

   • 重要的是让自己（与团队）坐下来一会儿，好好考虑活动各个方面。是否有可以预见及预防的困难？是否有需要安排住宿的特别来宾？是否需要做出一些例外安排？

7. 

   7.考虑推广与宣传。

   筹备工作如火如荼进行时，你也需准备海报草图。海报应包括暂定的日期、时间、地点、主要嘉宾、活动名称以及活动主题或结语。由于时间还早，你可以慢慢做这件事，但最好是现在就催促团队做一个初版海报，看看能如何整合。

   • 你也需想一想其它推广方式。群发电邮？普通邮件？微博、微信以及市面上诸多活动网站？活动前你需要怎样招来人潮？活动时又该如何留住人潮？

8. 

   8.组织自己的思绪。

   你现在很可能觉得自己像个就要被砍头的雪貂一样。深呼吸，然后打开Excel。为活动草拟一份时间表。准备几张电子表格组织思绪。虽然现在这些看似不必要的文书工作，但在两个月内你将会非常感谢过去的自己设想周到。

   • 为每项活动制定时间表（注明期限）。写下每个人的名字，以及何时何地需要他们的帮助。这样你可以组织自己，并顺利处理日后其他人提出的问题。

步骤2.提前2周组织活动

1. 

   1.确保每件事情获得批准，且进展顺利。

   确定日期、地点、主要来宾、工作人员、活动名称及结语。是否有可能会出问题的地方？最后一分钟的人员调动是否可以顺利到场？此时所有的东西应已定案，并以永久性墨水记录下来。

2. 

   2.与团队会面。

   就预算、时间安排等事项获取团队成员与主管的批准。现在是弄清楚所有问题的好时机。每个人都知道了自己的责任？他们是否对任何及所有议题感到满意？

   • 再一次与团队成员和志愿者会面，集体讨论可能产生的问题。这也是拟定行动计划的完美时机。

   • 确保团队没有任何内部问题。与所有团队领导、成员及志愿者保持联系。

3. 

   3.把工作委派给不同的人，让有经验的人协调所有活动。

   如果是大型活动，那就让不同的人协调不同的活动，并由一人负责监督。团队领导应被团队成员所信任。

   • 当人们进入会场及活动开始时，最好安排一两个人花时间与参与者会面、打招呼并宣扬此活动。基本上他们是接待委员，负责提升士气，并让人们知道自己在此活动中受到很好的照顾。

4. 

   4.确保更新与活动相关的网站。

   你可能已在各大微博、博客上进行宣传，但还有许多其它网站可供你使用。QQ空间、人人网或各论坛是一般人会想起的三大例子。如果你还未听说过这些社交媒体，现在就上网浏览！

   • 当然如果你有自己的网站、博客、微博甚至是脸谱网，也别忘了在那里宣传。你可以发送提醒信息、设置照片并检测人们对活动邀请的回复。你越活跃，你的存在就越广为人知。

5. 

   5.募集赞助和代表们的其它金钱来源。

   在即将到来的数周，你将面对许多开支，而且你也不想要完全自掏腰包！至少筹一些钱来支付首付金，比如场地、设备、承办餐饮的业者？甚至在活动还未进行前，你可能需要预先为一些人、地方或事物付款。

   • 确保你有一套系统来处理收据、确认书、发票和一般文书工作。你将需收好所有文件，以供稍后参考，所以一开始处理得越有条理越好。特别是在应付一些瞎扯废话的公司时，此步骤十分重要。

6. 

   6.宣传活动。

   准备小册子、发布、通知媒体、发送邮件、打电话、给社群发送信息，并拜访潜在参与者或赞助商。人们还能通过什么方式知道此活动？确保你发布的信息完整，只给人们留下几个问题，毕竟你需要引起他们对活动的好奇心！

   • 考虑目标受众。如果你尝试接触老年市民，那就不能花时间在网上发布照片或信息。你应走进老年市民常去的地方，利用他们也使用的工具。尽量确保内容可理解及正常。

7. 

   7.备齐活动所需物品。

   这些物品可能包括奖牌、游戏、纪念品、奖品或证书。外行人可能会忽略了许多小细节和小玩意儿，但你了解每一个角落，并知道要用什么填满它们。切勿忘了桌椅、音响设备、指示牌、桌布以及所有重要的大事！

   • 是否还有哪些事情需要你坐下思考？不要停止思考，直到你找出自己忘记的5件事，小至钢笔、急救药箱、电池、冰块及延长线之类的所有事情。你必须确保无论发生什么事，你都已做好万全准备。

8. 

   8.安排每一件事。

   安排拍照与录影。安排来宾的交通。为清洁人员安排食物。列表可以一直继续书写下去，但这样的话你将永远无法办好活动！

   • 安排食物和茶点。这也是为残障人士等安排特殊照顾的时候。查看是否有参与者是素食者或有其它特定的饮食需要。
   • 安排桌椅、背景板、麦克风、扬声器、电脑、液晶投影仪及领奖台，总之不错过任何需要在会场设置的设备。

9. 

   9.准备联络名单。

   你需要所有团队成员的相关电话号码、地址及电子邮件地址。此外，也需为贵宾及任何物品和服务供应商制作一个类似的联络名单。当某人没有出现或迟到，你可以透过这方面的信息寻找他们。

   • 比如说承办宴席者没有准时抵达。你会怎么做？你可以拿出这些方便的名单，打电话联络他们。他们以为你要90公斤的手撕猪肉？好吧，随便什么事情。你把名单交给某个工作人员，让他驱车前往名单列出的地址解决问题。你避免了一场危机的发生。现在你知道永远不能再与这家公司预定餐点，或是下次给予更明确的指示。

10. 

    10.与团队成员参观场地。

    看看该场地的四周，评估停车位、厕所、休息室、布置以及各种出入口。看看附近是否有些地方，可让你在紧急状况下影印文件、打电话或购买任何东西。基本上，你必须像了解自己的手背一样了解这些地形。

    • 和场地联系人交谈。他们比任何人都了解这个场地。该场地是否有你需要知道的任何问题？是否有任何时间限制？门是否会在特定时间上锁？愿上帝保佑，近期是否有预定的火警检查？

步骤3.活动24小时前的准备工作

1. 

   1.保持冷静。

   你已走到这一点。保持镇定，不要让自己焦虑、慌张，这一点非常重要。你越冷静，团队就越冷静，活动也将越顺利进行。再说，这一切很快就会结束了！

   • 你已走到这一点。你已做好了所有基本准备工作，你想到了所有可能发生的问题。如果真的有任何地方出错，你知道该怎么处理。记住，没人会责怪你。无论是爱吵闹的宾客还是难吃的食物，人们知道你无法控制所有事情。所以放轻松，不会有事的。

2. 

   2.与团队进行最后的报到确认。

   确保你告诉每个人如何及何时必须到达会场。你不会想要在活动当天，整队人不断打电话向你询问会场后门在哪里。

   • 即使没有人前来提问，你仍需尽量分析他们的行为。每个人都了解自己的职责？大家都能和睦相处？如果不是，请和他们谈谈，看看你是否可以解决问题。或许某人比较适合另一个部门，或是与其他人合作。

3. 

   3.检查所有邀请与回复。

   用电子表格创建一份受邀名单，然后计算总数。在大部分活动中，回复邀请的人数不代表真正出现的人数。可能有50人说他们会来，但最后来了5人或是500人。所以尽管你应知道出席人数，但也需做好准备处理参与者过多或过少的状况。

   • 当你进行此步骤时，也请顺便提醒贵宾这项活动。你将会惊讶有那么多人会恍然大悟地说：“啊，是的，活动是在明天，对吧？”只需简单地打电话或传短讯，就能避免上述状况。

4. 

   4.到会场检查是否一切准备妥当。

   房间是否干净、可用？所有电子设备是否都设置好了，而且看起来运作正常？如有必要，你是否可以预先加载任何设备？工作人员是否已做好相应准备？

   • 检查活动人手是否足够。当然，最好有超出你需要的人手帮忙。你可能需要有人迅速去办点急事、照顾宾客需求或是处理你没有预料到的问题。或者就只是单纯地给你取一杯咖啡。

5. 

   5.准备给参与者的礼包。

   里面可能包括一瓶水、小吃、笔记纸、一支钢笔、小册子以及他们需要的任何资料。把小纪念品包括在内也是不错的主意。这是很好的行为，可使人们确信此活动经过深思熟虑、精心策划，而且也将令他们觉得备受重视。

   • 你可以为宾客、工作人员或两者都准备礼包。毕竟谁不喜欢免费的燕麦条和钢笔呢？

6. 

   6.制作活动进行表。

   这是根据时间和（或）房间分类的所有活动相关信息表。针对重要活动准备每分钟的议程。此表的格式由你决定。只需尽量简化内容，以方便阅读。

   • 如果你是A型人（有闯劲、愿意长时间工作），而且极其勤劳，你可能发现制作不同的进行表很有用。演讲者可能需要其他演讲者的信息列表，以及他们会在何时何地发表演说。工作人员也许只需要设备、时间以及善后计划等清单。如果你有时间，制作这些列表也许会有帮助。

7. 

   7.将需要带到会场的东西一一列出来。

   想一想如果你到了会场，每样东西、每个人都在那了，唯一缺少的就是你忘了从家里带来的12000个杯子，那是多么糟糕的情况？真是大失败。现在你毁了一切。所以准备好清单，再三检查，然后带上所有需要的东西。

   • 如果东西分别在数个地方，那就分配不同的人进行不同的任务。这样的话，在活动当天你才不用花8小时四处奔走，聚齐一切东西，以致最后崩溃。无论俗话是怎么说的，总之人多好办事。

步骤4.活动当天的管理工作

1. 

   1.与团队成员和志愿者提早抵达活动场地。

   确保每个人都在场，所有电子设备也操作正常。最后一分钟是否还有什么问题？如果有时间，你可以分发汽水给大家、说一些鼓舞士气的话，然后休息一会儿！你们已经走到这一步了，而且已经准备妥当。

   • 确保主办方佩戴显眼的徽章或其它明显的装置，方便参与者在有需要时可以求助。有时候仅仅是相同颜色的服装（例如卡其色）是不够的。

2. 

   2.把场内和场外所有东西摆放好。

   你是否需要在邮箱上放置气球？在角落摆设海报板？放在门口及走廊又如何？如果宾客必须穿过名副其实如迷宫般的路线，那么放置越多指示牌越好。

   • 在建筑物前放置欢迎横幅及其它信息格外有用。毕竟你想要人们从街上就能一眼看见自己该去的地方， 而没有任何疑问。
   • 设立接待处和登记处。宾客一进门时应能明确看到他们需要做什么。否则他们只会带着不确定与不安的感觉四处溜达。你是否还记得我们讨论过的接待委员会？安排某人在门边欢迎宾客，并回答问题。
   • 播放一些音乐！ 音乐可以消除尴尬，否则会场会弥漫一股不自在的气氛。

3. 

   3.确保相关人士了解正在发生的事。

   如果演讲人迟到，你们必须要有拖延策略。如果用餐时间比预计更久，他们需要知道时间表的变动。活动一般很少会照着计划顺利完成，所以如果你偏离了轨道，确保开放沟通管道。

4. 

   4.拍照！你可能想要拥有可以纪念的东西，而且看着有人带着相机四处走动可令人兴奋。

   记录主办方的横幅、你的横幅、会场入口、接待处等。也许明年你可以用到这些东西！

   • 如果可以，安排朋友或专业摄影师负责拍照。你已经忙得够焦头烂额了！你需要与宾客闲谈及畅饮，所以安排其他人负责拍照一事吧。

5. 

   5.分发一些可以让宾客们带走的东西。

   你可能对来宾灌输了一些想法，并想要他们离开时可以进行一些思考，琢磨某些事情或期待他们能采取行动。所以请准备小册子或他们可以带回家的东西，以便活动结束后人们可以亲自做一些事情。

   • 作为此步骤的一部分，你可以举行反馈论坛。提供他们跟进此事的方法，并让他们表达自己的意见，他们会如何改进，他们下一次想要看到什么，当然还有他们可以如何参与！

6. 

   6.清理现场。

   检查电表、拆下横幅、搬走桌子等。如果你需要付钱租下场地，而且下次还想要到回来，你需要把它恢复成原本的模样。他们可能因为场地状况出问题，而向你征收一些原本可以避免的费用。分配善后工作，以便能不费力地尽快把场地清理干净。

   • 检查场地，确保没有遗留值钱的东西。如果有，请成立一个失物认领处。
   • 如果你毁坏了一些东西，让该场地联系人知道这一点。最好能诚实坦白。
   • 尽量妥当处理垃圾。维护人员将会负责之后的一切事情。

7. 

   7.处理好所有活动后的工作。

   取决于你办的活动，你也许什么也不用做，也许必须处理一长串的感谢及发票。这里有一些主意，可帮助你开始：

   • 感谢所有团队成员，尤其是主办方和志愿者。没有他们，你将无法成功举办此次活动！
   • 最后确定并结清帐目。你应尽快完成此事。待解决的杂事越少越好。
   • 设宴慰劳帮过忙的人。你需要让工作人员觉得受到感激，并让捐赠者觉得自己为一份伟大的事业做出了贡献。
   • 把任何纪念品或其它出版物分给相关人士。
   • 把发票传给主办方与其他单位。
   • 把照片贴在活动网站上。

8. 

   8.事后举行检讨会议，以便下一次可以表现得更好。

   完成活动并做出总结后，有什么事情是你可以换个方式进行的？什么行动凑效，而哪些不管用？你是否会选择再次举办这样的活动？你学到了什么？

   • 如果你收到反馈意见，请一一检视。如果你没有获得来宾意见，也可以询问你的团队！他们有什么想法？他们是否至少让自己乐在其中？抑或是免费的燕麦条和笔有问题？

小提示

• 筹办活动时不同的工作就像是各类部门。预算与账目就像财务部，通知代表并确保他们参与活动就如同推广部的工作，团队管理是人力资源部，交通管理是物流部，活动策划是营运部，而与媒体及其他方面保持良好关系则像是公关部。
• 决定哪些事情应该外包，而哪些工作应由团队成员进行。外包取决于预算、时间、质量、工作的重要性等。
• 所有需要准备的文件清单：
  • 预算
  • 活动时间表（活动中每项节目的时间安排）
  • 邀请函
  • 受邀名单
  • 行动计划
  • 时间表（工作完成时间表）
  • 记者招待会材料
  • 演讲词
  • 参与者名单
  • 比较记录（附上演讲者简历）
  • 议事日程
  • 每一分钟的时间安排
  • 联系名单（主办方的手机号码）
  • 需要准备的东西清单
  • 需要完成的事项清单
  • 活动报道（供给媒体及其他方面）
• 在活动当天安排人负责：
  • 全场协调
  • 表演者休息室
  • 食物
  • 舞台活动
  • 司仪
  • 电脑、液晶投影仪
  • 摄影师
  • 接待处
  • 人群管理、人群公关
  • 停车场
  • 保安工作
  • 分发各种东西（给特定人士及参加者的礼物、证书）
• 活动前安排人或筹委会负责：
  • 赞助商
  • 本地参与者
  • 主要嘉宾、演讲者
  • 设计、印刷、收集及评估文章
  • 奖品、纪念品、礼物、横幅、证书、手信
  • 交通、承办酒席者、场地安排、布置、背景幕、停车场
  • 媒体、公关、宣传营销
• 选择场地及议价时需考虑的因素：
  • 场地容量（代表人数，排除流动性代表）
  • 食物供应（如果备有食物）
  • 时间安排（活动在该场地何时开始及结束）
  • 灯光配置（如果是夜间活动）
  • 是否有空调
  • 是否提供所需设备（麦克风、扬声器等）
  • 讲台上摆放的家具（桌椅、桌布）
  • 是否允许有音乐或娱乐（非正式节目）
  • 后备电源
  • 场地是否容易到达，无论它是否位于市中心，代表们能否顺利抵达？
  • 主办房的特别房间、化妆间等
  • 总成本
• 当某人提供帮助（包括金钱上的帮助），立即给予回应并真诚地感谢他们。
• 保持微笑。对每个人彬彬有礼，包括团队内外的所有人。
• 决定日期时需要考虑的因素：
  • 主要嘉宾及其他贵宾是否在那天有空
  • 受众可以出席的最佳日期
• 所有工作需准时。如果你迟到，请即时通知你需要向其报道的人。
• 主动四处走走，寻找有什么你可以帮忙的待办事项，一看到就立即着手处理。
• 发生问题时不要责怪他人，也不要放在心上，引起紧张气氛，应尽力解决问题。
• 除非你有建议或解决方法，否则不要批评任何人。
• 任何时候都不要把分派给你的工作及责任转分给其他人。
• 如果你借任何东西，需要负责在规定的时间内归还。
• 不要重犯任何错误。
• 计划是必要的。在团队会面时计划“要做的事”。然后坚持遵循计划。
• 在较小型的小组会议里计划“怎么做”、“活动应该怎么进行”等，这项步骤也是同等重要。
• 想法最需要的是适当的执行，为活动的成功一直计划到最后一刻…
• 稳打稳扎。不要匆忙沟通。否则只会浪费更多时间。
• 以高昂的士气与积极的态度对待每个人。不要向任何人乞求。
• 对你的工作负责任。
• 无论工作是否成功完成，都可自愿地在规定的时间向分派工作给你的人报告。
• 记下所有重要细节。
• 怀着愉快的心情，尤其是当你置身于人群中。
• 不要离开你被安排或所负责的柜台或座位。

警告

• 做好应付任何状况的准备。有时候事情会失去控制。如果你是团队的一员，当有人冲着你嚷嚷时，请不要为此生气（也许那个人很紧张）。如果你是协调员，不要紧张或惊慌。冷静地处理事情。尝试想想将会发生什么状况，而到时候你可以做些什么。
• 不要惊慌或紧张。冷静的思维将在适当的时间带来更好的成果。

参考

1. http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/
2. http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
3. http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
4. http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp
5. http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html